Indienen Europese aanvraag voor Digital Europe Programme

Hoe werkt het aanvragen van Europese subsidie?

Bij het indienen van een Europese subsidie doorloopt u vaak de volgende stappen. 

1. Bekijk de relevante calls 

Het Digital Europe Programme opent regelmatig calls voor specifieke thema's. Bekijk het overzicht van deze calls voor 2025-2027. De details over de calls (deadlines, financieringsvoorwaarden en verwachte impact) vindt u op het Funding & Tenders Portal van de Europese Commissie (EC).  

2. Voorbereiding van uw aanvraag 

Het indienen van een aanvraag voor een Europese call vereist een zorgvuldige voorbereiding. Naast dat u moet voldoen aan de voorwaarden die in de call worden beschreven, dient u ook een projectvoorstel in waarin u duidelijk omschrijft wat de doelstellingen, impact en uitvoering van het project zijn. 

Let op: Gaat uw organisatie voor het project economische activiteiten uitoefenen en wilt u later ook nationale cofinanciering voor uw project aanvragen? Hou dan bij het schrijven van uw projectvoorstel rekening met de uitzonderingen voor staatssteun die de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) en Algemene De-minimisverordening bieden. 

Nationale cofinanciering kan alleen worden toegekend voor activiteiten die onder deze staatssteunuitzonderingen vallen. Oefent uw organisatie voor het project geen economische activiteit uit? Dan hoeft u geen rekening te houden met de staatssteunuitzonderingen. Oefent uw organisatie naast de projectactiviteiten wel economische activiteiten uit? Dan moet u een gescheiden boekhouding hanteren voor de economische en niet-economische activiteiten. De subsidie wordt alleen uitgekeerd  voor de niet-economische activiteiten.

3. Samenwerking en mogelijke partners

Veel calls zijn gericht op projecten waarin wordt samengewerkt. Als u besluit subsidie aan te vragen, dan werkt u vaak samen met andere Europese partners. Dit kan gaan om onderzoeksinstellingen, bedrijven of publieke instellingen uit verschillende EU-lidstaten.

4. Instructies en formats

De EC biedt gedetailleerde beschrijvingen en formats voor het indienen van uw aanvraag. Deze documenten helpen u om een gestructureerd voorstel te maken dat voldoet aan de formele eisen van de call. Het is belangrijk om nauwkeurig te werken en de richtlijnen van de call goed op te volgen.

5. Indienen via het Funding & Tenders Portal 

U dient uw aanvraag uiteindelijk in via de Funding & Tenders Portal. Dit platform is het officiële kanaal voor het indienen van uw Europese subsidieaanvraag. U maakt hiervoor een account aan op het portal en uploadt daar de nodige documenten en aanvraag.  

6. Beoordeling en eventuele selectie 

Na het indienen van uw aanvraag, volgt de inhoudelijke beoordeling door de experts. Deze experts kijken naar de kwaliteit van uw voorstel, de haalbaarheid, impact en de mate van innovatie van het project om te beoordelen of u in aanmerking komt voor de gewenste financiering.

7. Beheer van uw project

Als uw aanvraag wordt goedgekeurd, begint de uitvoering van uw project. Tijdens de uitvoering dient u periodieke rapportages en tussentijdse evaluaties in, om de voortgang aan te tonen en de Europese subsidie te verantwoorden.

Belangrijke aandachtspunten bij het indienen van uw aanvraag 

• Duidelijke doelstellingen en impact: zorg voor duidelijke doelstellingen van uw project. Daarnaast is het noodzakelijk dat u de verwachte gevolgen voor de digitale transitie duidelijk omschrijft.  
• Samenwerkingsverband: betrek de juiste partners bij uw aanvraag, waarbij u een gezamenlijk doel nastreeft bij uw samenwerking met deze partners.
• Innovatie en duurzaamheid: innovatieve en duurzame oplossingen voor digitale uitdagingen hebben vaak de voorkeur. Zorg ervoor dat uw project een toegevoegde waarde biedt voor de digitale transitie binnen Europa.
• Budget en beheer van de kosten: uw projectbudget moet realistisch en in lijn zijn met de financiering die u aanvraagt. Ook geeft u duidelijke specificaties van de kosten met de bijbehorende verantwoordingen ervan.